Come far firmare il consenso informato su tablet nello studio dentistico (guida pratica)
La gestione del consenso informato è un’attività quotidiana nello studio odontoiatrico. Implantologia, chirurgia orale, ortodonzia e altri trattamenti possono richiedere documenti specifici che devono essere presentati al paziente, sottoscritti e successivamente archiviati.
Digitalizzare questo processo permette di ridurre carta e attività manuali, ma far firmare un documento su un tablet o su un iPad non significa semplicemente sostituire la penna con una penna digitale.
È necessario considerare l’intero processo: preparazione del documento, informazione del paziente, identificazione del firmatario, modalità di sottoscrizione, collegamento tra firma e documento, tracciabilità e archiviazione.
Vediamo quindi, passo dopo passo, come può essere organizzata la firma del consenso informato su tablet in uno studio dentistico.
1. Firma su tablet non significa automaticamente FEA
Una firma disegnata sullo schermo di un tablet è una firma elettronica, ma il dispositivo utilizzato non determina da solo le caratteristiche giuridiche della sottoscrizione.
In particolare, una firma apposta su iPad non è automaticamente una Firma Elettronica Avanzata (FEA).
La firma grafometrica è una delle tecnologie che possono essere utilizzate nell’ambito di una soluzione FEA. Può acquisire, oltre alla rappresentazione grafica della firma, parametri dinamici del gesto come pressione, coordinate, velocità e andamento temporale.
La qualificazione come FEA dipende però dalle caratteristiche dell’intero processo di sottoscrizione e dal rispetto dei requisiti previsti dalla normativa applicabile.
Per approfondire questo aspetto puoi leggere FEA vs FES nel consenso informato sanitario: differenze, requisiti e valore probatorio.
2. Preparare il consenso informato digitale
Il primo passaggio consiste nella predisposizione del documento da sottoporre al paziente.
Lo studio può gestire modelli differenti in funzione del trattamento previsto, ad esempio:
- implantologia
- chirurgia orale
- ortodonzia
- anestesia locale
- trattamenti estetici
- igiene e sbiancamento
- altre prestazioni odontoiatriche
Il documento può essere generato in formato digitale e, quando previsto dal sistema utilizzato, precompilato con i dati del paziente e le informazioni relative alla prestazione.
Questo permette di evitare una parte delle operazioni manuali di compilazione, stampa e successiva scansione.
3. Informare il paziente e presentare il documento
Il passaggio al digitale non modifica il ruolo del professionista nel processo di consenso informato.
Prima della sottoscrizione, il paziente deve poter ricevere le informazioni relative al trattamento proposto e consultare il documento.
Il dentista continua quindi a illustrare gli aspetti rilevanti della prestazione, mentre il tablet diventa semplicemente lo strumento attraverso il quale il documento può essere consultato e successivamente sottoscritto.
La tecnologia supporta il processo: non sostituisce il rapporto informativo tra professionista e paziente.
4. Far firmare il consenso sul tablet o sull’iPad
Una volta completata la fase informativa, il documento può essere presentato sul dispositivo per la sottoscrizione.
Nel caso di una soluzione basata sulla firma grafometrica, il paziente firma utilizzando una penna digitale compatibile.
Durante il gesto di firma possono essere acquisiti parametri dinamici quali:
- coordinate del tratto;
- pressione;
- velocità;
- andamento temporale.
Queste informazioni sono differenti dalla semplice immagine della firma e possono essere utilizzate nell’ambito di un processo di sottoscrizione progettato come soluzione FEA grafometrica.
5. Collegare la firma al documento
Una volta acquisita la sottoscrizione, è importante che questa venga correttamente associata al documento cui si riferisce.
Il sistema deve quindi gestire il collegamento tra firmatario, sottoscrizione e documento, proteggendo l’integrità del contenuto e consentendo di rilevare eventuali modifiche successive secondo le caratteristiche della soluzione adottata.
Questo è uno dei motivi per cui una soluzione strutturata è diversa dalla semplice acquisizione dell’immagine di una firma da inserire successivamente in un PDF.
6. Generare e archiviare il documento firmato
Terminata la sottoscrizione, il sistema può generare il documento firmato e renderlo disponibile all’interno dell’archivio digitale dello studio.
A seconda della soluzione utilizzata, il processo può prevedere:
- generazione del documento in formato PDF/A
- associazione alla documentazione del paziente
- registrazione delle operazioni rilevanti
- archiviazione digitale
- inserimento in un processo di conservazione digitale a norma
- firma del professionista
- disponibilità di una copia per il paziente.
In questo modo il consenso è un documento digitale.
7. Cosa cambia concretamente per lo studio dentistico
Il vantaggio della firma su tablet non consiste soltanto nell’eliminazione della carta.
Un processo digitale riduce numerose attività operative svolte quotidianamente dalla segreteria e dal personale dello studio.
Ad esempio:
Questo comporta:
- meno attività manuali
- riduzione del rischio di documenti incompleti
- maggiore facilità nel reperimento dei consensi
- disponibilità più rapida del documento sottoscritto
- maggiore uniformità delle procedure tra operatori
- migliore tracciabilità del processo
Per approfondire l’organizzazione complessiva puoi leggere anche Consenso informato digitale in odontoiatria: firma grafometrica e FEA.
8. E se il paziente non è il soggetto che deve firmare?
Il processo deve poter gestire anche situazioni nelle quali il soggetto che sottoscrive il documento non coincide con il paziente, ad esempio nei casi che prevedono l’intervento di un genitore, tutore o altro soggetto legittimato.
Non basta quindi prevedere uno spazio sul tablet nel quale tracciare una firma: è necessario che il processo permetta di gestire correttamente chi sta sottoscrivendo il documento e a quale titolo.
Questo aspetto deve essere considerato già nella progettazione del flusso digitale.
9. Il ruolo di Trialo Sign
Trialo Sign può essere utilizzato come componente tecnologica nell’ambito di una soluzione di Firma Elettronica Avanzata grafometrica per digitalizzare il processo di acquisizione del consenso informato.
Nello studio odontoiatrico può supportare le diverse fasi del flusso, dalla presentazione del documento alla sottoscrizione su iPad, fino alla generazione e gestione del documento firmato.
La piattaforma supporta inoltre l’acquisizione e la protezione dei dati grafometrici e la tracciabilità delle operazioni previste dal processo.
Anche in questo caso è importante ricordare che Trialo Sign o l’utilizzo di un iPad non rendono automaticamente una sottoscrizione una FEA: la qualificazione dipende dalla configurazione e dalla gestione dell’intera soluzione di sottoscrizione.
Per vedere l’applicazione specifica negli studi dentistici:
Scopri Trialo Sign per l’odontoiatria →
Conclusione: il tablet è lo strumento, il processo è ciò che conta
Far firmare il consenso informato su tablet può rendere più semplice e ordinata la gestione documentale dello studio dentistico, ma dobbiamo ricordare che il tablet è soltanto uno degli strumenti del processo.
Per passare realmente dal cartaceo a un flusso digitale occorre considerare insieme documento, informazione del paziente, identificazione del firmatario, modalità di sottoscrizione, collegamento tra firma e documento, integrità, tracciabilità e archiviazione.
La firma grafometrica può essere utilizzata come tecnologia nell’ambito di questo processo e, quando inserita in una soluzione progettata nel rispetto dei relativi requisiti, può concorrere alla realizzazione di una Firma Elettronica Avanzata.
Consenso informato digitale in odontoiatria
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Trialo Sign consente di gestire digitalmente il processo di acquisizione del consenso informato e può essere utilizzato come componente tecnologica nell’ambito di una soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA) grafometrica, dalla presentazione del documento alla firma su iPad, fino alla generazione e gestione del documento sottoscritto.
