Guida pratica per studi odontoiatrici · Aggiornata ad ottobre 2026

In molti studi odontoiatrici il consenso informato viene ancora gestito su carta: si stampa, si fa firmare, si archivia e, quando serve, si cerca il documento nel fascicolo del paziente.

È un’abitudine consolidata, ma comporta passaggi manuali che possono complicare il lavoro quotidiano. Un modulo può risultare incompleto, una firma può mancare oppure può essere difficile individuare la versione corretta di un documento.

Passare al consenso informato digitale non significa soltanto sostituire la carta con un tablet. Significa organizzare meglio la preparazione dei documenti, la raccolta delle firme e la loro successiva gestione.

E non è necessario ripartire da zero: si può iniziare dai modelli già utilizzati dallo studio, scegliendo una soluzione che preveda la configurazione iniziale e la formazione del personale.

Vediamo come affrontare il passaggio in sette semplici passi.

1. Capisci come gestisci oggi i consensi

Prima di cambiare, osserva come vengono gestiti i consensi informati nel tuo studio.

Prova a rispondere a tre domande:

• Quanto tempo serve per ritrovare il consenso firmato di un paziente di due anni fa?
• Quanto spesso capita di trovare un modulo incompleto o privo di una firma?
• I documenti utilizzati sono tutti aggiornati oppure circolano ancora versioni precedenti?

Le risposte aiutano a individuare gli aspetti da migliorare.

Non serve un’analisi complessa: è sufficiente partire dalle situazioni che creano maggiori difficoltà nel lavoro quotidiano.

2. Parti dai trattamenti e dai moduli che utilizzi già

Ogni studio dispone normalmente di modelli di consenso per i trattamenti che effettua: implantologia, chirurgia orale, ortodonzia, conservativa, endodonzia, igiene professionale, sbiancamento e altre prestazioni odontoiatriche.

Non è necessario preparare da zero tutti i documenti.

Il punto di partenza possono essere i consensi già utilizzati, verificando che siano aggiornati e adatti alle procedure dello studio.

Si può iniziare dai trattamenti più frequenti e aggiungere successivamente gli altri.

Lo stesso vale per documenti diversi dal consenso clinico, come moduli privacy, autorizzazioni e dichiarazioni specifiche, che possono essere predisposti e personalizzati secondo le esigenze dello studio.

3. Personalizza le informazioni per il paziente

Un consenso informato non dovrebbe essere un modulo generico, identico per qualsiasi trattamento.

Il documento deve riflettere le informazioni effettivamente fornite al paziente: caratteristiche della procedura, benefici attesi, rischi, possibili complicanze, alternative e indicazioni pertinenti.

Il contenuto clinico rimane naturalmente di competenza del professionista sanitario.

Per rendere le informazioni più comprensibili è utile:

• utilizzare un linguaggio chiaro e accessibile;
• presentare rischi e complicanze in modo ordinato;
• mantenere una struttura coerente tra i diversi trattamenti;
• prevedere eventuali indicazioni specifiche per il singolo paziente.

Un sistema evoluto di gestione del consenso informato può andare oltre la semplice firma di un documento già predisposto, permettendo di costruire consensi personalizzati in base ai trattamenti e alle informazioni del paziente.

È una delle caratteristiche di Trialo Sign.

Il sistema permette di costruire dinamicamente il consenso sulla base dei trattamenti previsti, dei dati inseriti dallo studio e delle indicazioni del professionista.

Il risultato non è semplicemente un PDF da firmare, ma un documento personalizzato in relazione al percorso clinico proposto.

Anche gli altri modelli utilizzati dallo studio, ad esempio quelli relativi alla privacy, possono essere configurati e personalizzati, tenendo conto delle differenti finalità e dei requisiti applicabili.

4. Organizza il lavoro tra dentista e segreteria

La digitalizzazione non richiede necessariamente di cambiare le abitudini dello studio.

La segreteria può continuare a predisporre i documenti prima dell’appuntamento, mentre il dentista verifica le informazioni cliniche, illustra il trattamento e raccoglie il consenso del paziente.

La differenza è che il processo avviene in un ambiente digitale, evitando le successive operazioni di stampa, scansione e archiviazione cartacea.

L’importante è definire chiaramente chi prepara il documento, chi lo verifica e chi gestisce la firma.

Nelle strutture con più professionisti o più sedi, utilizzare procedure condivise aiuta inoltre a mantenere una gestione ordinata e uniforme.

5. Scegli la modalità di firma più adatta

Per il consenso informato odontoiatrico, la firma grafometrica su iPad rappresenta una soluzione particolarmente naturale.

Il paziente prende visione del documento, riceve le informazioni dal professionista e firma direttamente sul tablet utilizzando Apple Pencil.

La raccolta del consenso si inserisce così nel normale svolgimento della visita.

Firma tramite OTP: un’opzione per altri documenti

Per alcune tipologie di documenti può essere utile prevedere anche una modalità di firma a distanza.

La firma mediante codice temporaneo OTP può essere utilizzata, ad esempio, per preventivi, autorizzazioni o altri documenti che non richiedono necessariamente la presenza del destinatario nello studio.

Il destinatario accede al documento attraverso un collegamento e completa la procedura utilizzando il codice temporaneo previsto dal sistema.

Le due modalità rispondono quindi a esigenze differenti e possono essere utilizzate all’interno della stessa organizzazione.

È importante ricordare che una firma grafometrica o tramite OTP non costituisce automaticamente una Firma Elettronica Avanzata (FEA): questa qualificazione dipende dalle caratteristiche e dalle garanzie dell’intero processo di firma.

Per approfondire puoi consultare le pagine dedicate al consenso informato con firma grafometrica e alla firma elettronica con OTP.

6. Scegli una soluzione semplice da attivare

Il passaggio al consenso informato digitale non dovrebbe richiedere una riorganizzazione complessa dello studio.

Prima di scegliere un sistema, verifica alcuni aspetti pratici:

• La soluzione è disponibile in cloud, senza infrastrutture dedicate da installare?
• È possibile partire dai modelli di consenso già utilizzati?
• I documenti possono essere personalizzati in base ai trattamenti e alle esigenze dello studio?
• Il fornitore si occupa delle configurazioni iniziali e della formazione del personale?
• È possibile integrare il sistema con il gestionale odontoiatrico, se necessario?

Con una soluzione già predisposta per queste attività, il passaggio al digitale può avvenire in tempi molto brevi, senza interrompere il normale lavoro dello studio.

Trialo Sign, ad esempio, è disponibile in cloud e prevede che Aram si occupi direttamente delle configurazioni iniziali e della formazione del personale.

Lo studio deve principalmente fornire i modelli e le informazioni necessarie per la loro personalizzazione, oltre a individuare gli operatori che utilizzeranno il sistema e le rispettive attività.

In questo modo è possibile iniziare rapidamente, partendo dai documenti più utilizzati e ampliando successivamente le funzionalità in base alle esigenze.

Eventuali integrazioni con il gestionale o personalizzazioni più articolate possono essere valutate separatamente.

7. Mantieni il tuo archivio cartaceo e passa al digitale

Un dubbio comprensibile riguarda i documenti già raccolti negli anni.

Non è necessario digitalizzare tutto l’archivio storico per iniziare a utilizzare un sistema di consenso informato digitale.

I consensi precedentemente firmati a mano rimangono documenti originali cartacei e possono continuare a essere conservati secondo le regole applicabili.

Una semplice scansione non sostituisce automaticamente l’originale e non ne autorizza l’eliminazione.

Il passaggio può quindi essere molto semplice: lo studio mantiene il proprio archivio storico e, dalla data di attivazione del nuovo processo, gestisce digitalmente i nuovi consensi.

In questo modo la digitalizzazione riguarda il lavoro futuro, senza richiedere una riorganizzazione immediata di tutta la documentazione precedente.

Naturalmente, anche per i nuovi documenti informatici devono essere definite modalità di archiviazione e conservazione adeguate ai requisiti applicabili.

Checklist: 5 controlli prima di iniziare

Prima di passare al consenso informato digitale, verifica questi cinque aspetti:

• I modelli di consenso che utilizzo sono aggiornati e adatti ai trattamenti dello studio.
• Ho individuato gli altri documenti che vorrei gestire digitalmente, come moduli privacy e preventivi.
• Ho valutato quali documenti firmare su iPad e quali eventualmente tramite OTP.
• Ho definito i ruoli del dentista e della segreteria nella preparazione e nella firma dei documenti.
• Ho verificato che la soluzione scelta preveda configurazione iniziale, formazione del personale e modalità adeguate di archiviazione e conservazione.

Non è necessario affrontare tutto contemporaneamente: si può partire dai documenti più utilizzati e ampliare progressivamente il sistema.

Vuoi vedere come funziona nella pratica?

Con Trialo Sign puoi predisporre consensi informati personalizzati, raccogliere la firma del paziente su iPad e gestire i documenti digitalmente.

Vuoi conoscere il funzionamento del sistema?

Guarda il video di presentazione disponibile nella pagina principale di Trialo Sign.

Per approfondire le funzionalità dedicate agli studi dentistici, visita la pagina Trialo Sign per l’odontoiatria.

Da qui puoi anche richiedere una dimostrazione personalizzata per il tuo studio.

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Trialo Sign è una soluzione sviluppata da Aram S.r.l. Questa guida ha finalità informative e organizzative e non sostituisce le valutazioni cliniche, legali e documentali necessarie per la gestione del consenso informato e dei documenti sanitari.